Apa yang seharusnya dilakukan setelah mendapatkan dana sponsorhip? Ini penting untuk dipikirkan oleh pencari dana. Ingat, pihak sponsor tidak memberikan sumbangan secara cuma-cuma. Pihak sponsor selalu ingin memastikan bahwa dana yang dikeluarkan memang digunakan sebagaimana mestinya.
Tentunya, ada keuntungan dibalik keputusannya untuk menyumbangkan dana. Lebih-lebih jika itu berhubungan dengan event yang memakan biaya besar. Kamu harusnya menyadari itu. Karena, kamu perlu memastikan bahwa pihak sponsor tidak kecewa setelah mendonasikan sejumlah uang.
Dengan begitu, pihak sponsor nantinya akan lebih sering membantu kamu ketika membutuhkan pendanaan di masa depan. Artinya, kamu tidak masuk dalam daftar blacklist sponsor.
Poin Penting setelah Mendapatkan Dana dari Sponsor
Ketika kamu telah mendapatkan dana dari sponsor, ada beberapa poin yang perlu kamu lakukan. Tujuannya untuk memastikan bahwa dana tersebut memang digunakan sesuai dengan tujuan awal. Di antara hal yang perlu kamu lakukan untuk membuat pihak sponsor semakin yakin adalah sebagai berikut:
1. Membuat Sebuah Laporan Keuangan
Ketika membuat sebuah acara atau kegiatan yang memakan biaya besar, kamu perlu membuat laporan keuangan yang jelas. Laporannya harus terperinci. Ini mencakup setiap pengeluaran dan pemasukan. Semuanya dicatat dengan jelas. Tujuannya untuk memastikan bahwa dana yang terkumpul ini digunakan sebagaimana mestinya. Dan ini akan membuat pihak sponsor lebih mantap.
2. Menunjukkan Laporan tentang Kemajuan Proyek
Kamu juga perlu membuat laporan terkait kemajuan dari sebuah proyek atau kegiatan. Laporan ini juga perlu dikirimkan pada pihak sponsor. Setidaknya, pihak sponsor butuh informasi mengenai bagaimana dana yang diberikan ini sesuai atau tidak. Bahkan bila memungkinkan, pihak sponsor siap menambahkan dana ketika kamu masih membutuhkan bantuan.
Gunakan tampilan data yang menarik dan mudah dipahami oleh para sponsor dalam laporanmu. Selain mudah dipahami, tampilan laporan juga harus dibuat menarik minat pemberi dana untuk melihat dan membacanya seperti pembuatan grafik dengan catatan penting di dalamnya
3. Mengundang Sponsor untuk Datang
Sangat penting untuk mengundang pihak sponsor agar datang ke lokasi acara. Bahkan, kamu juga perlu menyediakan satu tempat yang khusus baginya. Ini menjadi salah satu bentuk ucapan rasa terima kasih atas dukungan dana yang diberikan. Dan hal ini pun akan membuat pihak sponsor merasa dihargai bantuannya sehingga mereka juga akan lebih memprioritaskan kamu ketimbang orang lain.
4. Melakukan Evaluasi Keseluruhan
Setiap event atau acara, itu tidak akan lepas dari kekurangan. Selain itu, acara tersebut biasanya diharapkan terus berkelanjutan. Sebagai penyelenggara acara, kamu perlu membuat evaluasi atas pelaksanaan sebuah acara tersebut. Evaluasi ini dimaksudkan untuk memperbaiki atau meningkatkan keberhasilan sebuah event di masa depan.
Semakin baik dalam membuat acara, ini akan membuat kamu lebih dipercaya oleh sponsor. Artinya, pihak sponsor tidak akan ragu lagi untuk memberikan dukungan dana.
5. Mempersiapkan Dokumen Terkait Dana Sponsor
Poin penting lainnya setelah kamu mendapatkan dana dari sponsor adalah mempersiapkan beberapa dokumen. Dokumen ini berkaitan dengan kontrak, laporan keuangan hingga bukti pembayaran. Dokumen ini perlu dipersiapkan sekaligus disimpan di tempat yang rapi. Fungsinya sebagai bukti atau dasar ketika kamu ditanyai pihak sponsor terkait penggunaan dana yang didonasikan oleh mereka.
Jika kamu bisa memberikannya, kamu akan dianggap memang profesional. Kemudian, kamu juga akan lebih mudah untuk menghubunginya di masa depan ketika hendak menyelenggarakan acara yang serupa.
Alasannya, pihak sponsor memandang kamu sebagai orang yang kompeten dan jujur. Dengan begitu, pihak sponsor pun tidak ragu untuk membantu. Bahkan, tidak jarang pihaknya akan menghubungi kamu agar mau menyelenggarakan sebuah event tertentu yang didanainya.
Kesimpulannya, kamu tetap harus menjalin komunikasi serta menjaga kepercayaan dari pihak sponsor. Setidaknya, kamu bisa memastikan ketika sudah mendapatkan dana dari sponsor, dana yang diperoleh memang digunakan sebagaimana mestinya.
